ISOで業務標準化とスピードアップ:場面別!ISO使いこなし情報

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ISOで業務標準化とスピードアップ

ISOは「業務標準化ツール」
ISOのシステムを導入することで誰もが期待するのが「業務標準化」ですが、簡単にできれば苦労しません。「業務を可視化する」ことから始まるのがISOのシステムづくり。つまり、「何となくこなしていた業務」から発生しがちだったミスやロスの原因を発見することを容易にします。原因がわかれば取り除き易くなります。

もう一点は新たに業務に就く社員に対する教育・訓練への投下時間を飛躍的に短縮できることです。組織の持つノウハウや技術の伝承がISOマニュアルの活用によって予想以上に容易になるのです。ただし、これらのメリットも社員の意識に依存する部分が大きいことも加筆しておきます。


ISOで業務の立て直し
ISOは仕組み作りであり、組織づくりです。もちろんより良い仕組み、より強い組織をつくることでもあります。仕組みをつくるといっても、これまでと全く異なる何かを新しく作ることではありません。

現状の業務を組み立て直すことです。まず取り組むのは可能な限り業務を細かく分断し、徹底的に棚卸をやってみることです。業務の流れが不自然になっていないか、無駄な流れはないか、確認すべき人が確認すべき時にチェックをしているか等々。


業務の棚卸で見える組織の弱点
ISOで業務の棚卸を行なうことは、実は組織の「弱さ」を発見する上で重要になってきます。業務に携わる「人ごと」に分断してみることが大事なのです。

この最も小さい単位の業務が可視化できれば、組み合わせや組み立て方を分析して、組織の弱点や社員の弱点をより正確に捉えることができるようになるでしょう。



ISOでファイル共有によるスピードアップ
昔は、コンピュータというと大型で、部屋を一つまるまる使用してしまうようなものが当たり前でしたが、今ではその大型のコンピュータ以上の能力を持つコンピュータがノートサイズのPCとなっています。

PCの普及により業務時間は短縮され、モノ作りの生産スピードも格段に上がりました。また、情報を共有することの重要性が問われ、サーバー管理による共有ファイル化がなされたり、LANにより一つのものを複数で共有できるようにもなりました。

他人が作ったもの(ファイル)を見ることができず、見積書ひとつとっても、営業マンの数だけフォーマット(ファイル)が存在したりすることに対して、共有ファイル化には一定のルールが必要ですが、ルールを決めてしまえば運用は簡単です。


ISOとITの関係
情報の伝達スピードもITの普及により格段に上がりました。更にDTPにより、印刷物と同等の広告や案内パンフレットが簡単にできる時代です。

ISOを取得したその日から会社案内にISO認証マークを入れ、すぐさま営業を開始することさえ可能です。更には、イメージリーダーの普及により、今まで手書きで行っていた伝票記入をイメージスキャナで取り込むだけで伝票発行ができたり、アウトプット文書として、紙ベースの管理であったものが、LAN、共有ファイル化により、データやファイルとしての文書管理が可能になりました。

IT化による業務のスピード化・効率化はとどまるところを知りません。このITをいかに効率的に利用していくかが、ISO運用上のポイントにもなります。必ずしもITを取り入れなければならないわけではありませんが、ISOシステムのレベルアップを考えるならば、ITの活用は必要条件でしょう。

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