ISO審査Q&A:文書管理関連:場面別!ISO使いこなし情報

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ISO審査Q&A:文書管理関連

ISO審査Q&A:コピーしたファイルの管理方法
Q:ISO規格4.2.3 文書管理で文書の最新版管理が求められていますが、見積書等をエクセルで作成し、ファイルをコピーして使用する場合はどのような管理方法があるのでしょうか?

A:昨今のパソコンの普及により、電子化による管理が多くなってきています。最近はISO専用の文書・記録管理ソフトも出回っていますが、専用ソフトを使わずとも、一部の様式をパソコン内で管理される企業も増えてきています。問題は、
1.文書の変更及び現在の改訂版の識別が出来ること
2.文書の発行前の承認がなされること
の2つです。
1つ目については、その文書の変更を管理する責任者を決め、その責任者のみが変更できるルールを確立すること。
2つ目については、その文書が変更されたことを回覧・掲示等で社員に知らせる際に、承認者の捺印をもらった上で回覧・掲示することで記録として残ります。他の文書や様式と同様に責任・権限と手順を決めればよいのです。


ISO審査Q&A:電子媒体による文書
Q:文書化に関するISO規格の参考の中に「文書の様式及び媒体の種類はどのようなものでもよい」と書かれていますが、電子的媒体による文書で、紙の文書と比べて管理上注意しなければならないのはどういう点でしょうか?

A:まずは、文書の承認です。紙の上ではハンコですが、パソコン上では、電子承認やバックアップの仕組みが必要になります。
パスワードの使用や電子スタンプなどを活用して承認する仕組みが一般的ですが、かなり厳密なソフトウェアに頼ることになります。
また、万一データベースが破壊された場合を考えて、ある時点の状態に復帰できるようなバックアップをとることも重要なことです。さらに、多数の人が共有するような場合にはネットワークやコンピュータウィルスの予防などへの対策が不可欠です。割と費用がかかることになりますね。



ISO審査Q&A:文書発行前の承認
Q:10人程度の小企業ですが、文書発行に先立ち、適切かどうかを承認するために、何か良い方法はないでしょうか?

A:小企業の組織上の理由で、文書の作成、確認、承認を別々の3人に割り当てられない場合でも、1人ですべてを行なうわけには行きませんが、作成者以外の1人が確認と承認をするというやり方でもよいでしょう。つまり、権限について事前に規定されていれば、結果として確認者と承認者が同一人物となっても認められます。
ISO審査の趣旨からすると、作成者と確認者は別人であるべきですが、担当者の少ない小企業においては、経営者も含めて、作成、確認、承認の権限を定めておいた方がよいでしょう。


ISO審査Q&A:電子媒体での管理
Q:品質マニュアルでは、記録の管理は紙媒体を使用することになっているのですが、実際の業務では電子媒体も併用しています。管理方法等を明記し、マニュアルを変更する必要があるでしょうか?

A:実務として電子媒体を使用しているのであれば、電子媒体の管理手順を整備する必要がありますが、紙媒体と同様に「記録の種類」、「保管期間」、「責任者」を明確にして、手順化することが肝要です。文書化された手順とは、本来、ISO規格のオウム返しのものではなく、組織が実際に行なっている手順を文書化することです。
したがって、ISOマニュアルにどう書いてあるかではなく、実務としてどう実施しているかを文書化することを心がけなくてはなりません。
実務と異なった手順は、審査の現場から考えれば、当初の小さな指摘から、やがて重大な不適合へと変わっていくことになります。

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