ISOコラム-ISOの文書化と責任:場面別!ISO使いこなし情報

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ISOコラム-ISOの文書化と責任

ISO文書化のポイントは「5W1H」
ISOでの文書化ポイントは「5W1H」です。ISOマニュアルでは、「What(何を)」~する、で足りるケースが多いですが、規定や手順書において重要になるのが「How(どのように)」~する、のかです。このやり方ともいえる「How」が定義されていないと、各人が違った手順で進め、出来上がった製品は同じように見えても、プロセスが違うということになるのです。

ISOではプロセスも重要視しているので、プロセスが同じであるからこそ「標準化された製品」が作れるという考え方を持っています。と言う事は、この「プロセス作り」こそ、ISOを推進していく上では重要な要素になると言えるのです。

また、「プロセス」を考えていくと、「Who(だれが)」「When(いつ、いつまでに)」も必要なことに気付くでしょう。実は、各社の手順書を見てみると、この2つが漏れているケースが少なくないことに気付くでしょう。漠然としているのです。これは、「責任・権限」においても重要事項の一つであり、手順書上で決めていなければ、責任・権限はないも同然となってしまいます。

更に、「Why(なぜ)」を盛り込んでおくことです。その手順書や様式がなぜ必要なのかを明示しておきましょう。トレーサビリティー(不適合やクレームが発生した場合に行う追跡調査)やデータ分析で使うなど、必要だからこそ、その手順書なり様式なりは作られるのです。

その他に「Where(どこで)」という作業場所の指定や、整理整頓においての保管場所の指定なども明確にしておく必要があります。

最後に「Which(どちらが)」ですが、使うケースは少ないですが、責任者が複数生じている場合や、責任者不在時の責任・権限を明示する際に使えます。また、手順がどうしても数種類発生する場合に、並列して並べるのも手です。必ずこの方法でないといけないものではなく、どちらの方法でも製品の品質に影響がなければ、選択肢を増やしても構いません。要は、それを運用する社員がしっかりと理解していることが重要なのです。

文書が出来たら、是非とも「5W1H」の視点で見直してもらいたいものです。



ISO的「チェックという証拠」
例えば、

1.検査項目がいくつかあって、その項目がすべて出来ていれば“合格”で次の工程に移す。
2.検査項目の内、出来ていない項目があれば担当者に“口頭で”伝え、手直しの後、次の工程へ移す。

などの方法があるでしょう。しかしこの方法では、検査した記録、チェックした記録が無く、検査漏れ・チェック漏れを確認する術が無いのです。確かに「実施した」ということは人と人の伝達で確認できるとしても、その内容の一つ一つを確認することが可能でしょうか?毎回毎回、口頭で伝達するくらいならチェックしたという証拠を見せたほうが効率的なのは言うまでもありません。


ISOならチェックで責任と権限を明確にできる?
チェックシートに「V」 をつける作業がどれほど困難でしょうか?口頭で伝達する時間を考えるとはるかに簡単ですし、「聞いた」「聞いていない」などの問題もなくなると見てよいでしょう。

チェックシートに 「V]をつけたということは、その人の責任を持って確認したということですので、次の工程の人は、「V]がついていることを確認する責任を負うのみになります。そう、記録を残すということは、ISOの重要要求事項である「責任と権限」を明確にすることが可能になるということなのです。


いろんなISOコンサル
良いコ・・・取得側の立場にたってISO規格の解釈説明をし、シンプルなISOの仕組み作りを支援する。

悪いコ・・・自分勝手に進め、おもしろくもない話を延々と続け、一人で笑っている。

普通のコ・・・ISO規格の解説を中心に行い、当り障りのない話をする。

いろんなISOコンサルがいますが、自社のスタイルに合ったコンサルタントを探すことがISO早期取得のカギです。

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