ISO審査対応「時間と場所」について:場面別!ISO使いこなし情報

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ISO審査対応「時間と場所」について

ISO審査は時間厳守で!!
ISO審査の「時間厳守」について

社会人としての基本ですが、ISO審査の時間には絶対に遅れてはなりません。ISO審査は、ほぼ事前に渡されたタイムスケジュールどおりに行われるので、自分の受審時間はあらかじめわかっている事になります。

自分の時間はなんとしても守ってもらいたいものです。時間どおりに準備しておくのは規律の問題で、受審時間に遅刻でもしようものなら、仕事の方まで大丈夫かと思われてしまうでしょう。もちろん、資料もしっかりと準備しておく必要がありますが。

また、ISO審査当日の朝は、関係者(社長が出迎えられればよいが、忙しいだろうから、管理責任者が適任)が出迎え、審査が始まるまで歓談しておくのも、ISO審査を和やかなまま進めるための手法として使えます。ISO審査が始まる際には、受審者全員が一斉に受審室に入るようにしましょう。バラバラと入ってくる様は、あまり良いとはいえません。ビシッと見せるのもテクニックです。但し、小手先のテクニックだけで中身がともなっていないとどうしようもないですが・・・


ISO審査は資料の準備から!
ISO審査は時間厳守!そのためには、いかに有効に審査時間を使うかがポイントとなります。審査時間は一定の時間しかなく、受審側がバタバタしていては、ISO審査員の印象を悪くします。

そこで、実施してもらいたいのが「資料の準備」です。先ず、審査資料としてISOマニュアルや規定を審査員の人数分コピーしておくこと。社内に複数の管理文書が発行されていれば、それを今回は審査員用として用意しておいて下さい。「非管理」の表示をして配布文書管理するのがいいのですが、単にコピーして「コピー」と書いておいたり、スタンプを押しておくだけでもOKです。

あとは、記録類も受審場所に持ち込んでおくこと。記録の要求事項で「検索しやすい」などとありますので、いちいち席を立って、取りに行って見つからずに時間だけ経ってしまっては、最悪、そこで審査ストップの可能性も。スマートなISO審査を心掛けましょう。



ISO審査の場所を確保する
あらかじめISO審査を受ける「場所」の確保が必要です。オープニングミーティング(初回審査)とクロージングミーティング(最終審査)には関係者全員が入れるだけの会場を確保しておく必要があります。教室風かロの字型に机を配置するのがよいでしょう。

一般的にはチームに分かれて審査することが多く、その場合はチーム数分の部屋かもしくはパーテーションで仕切ったりします。

応接室は避けた方が良いでしょう。というのは読み書きがしにくいし、腰が痛くなって審査に悪影響が出るかもしれません。ISO審査には机といすが必要です。机は審査員ひとりにつき両手を左右に広げられるくらいのスペースを確保した方が良いでしょう。大切な資料をどんどん広げていくので、このくらいは必要だと思います。良い環境が良い結果の一助となると確信して、怠りなく整えましょう。


ISO審査員を接待しないこと
ISO審査員として接待を受けることは禁じられていることが多いです。

受審会社の気持ちとして、多少のもてなしをしたい場合は、それとなく審査員に打診してみるのもよいですが、必ずしも歓迎されるわけではありません。審査員によっては何日も各地のホテルを泊まり歩きながら宛がわれた食事を摂る事が多く、健康管理に苦労している人も珍しくありません。

お土産も出す必要はありません。特に金品はご法度です。ISO審査終了後そのまま次の審査に向かうことも結構多いので、荷物になって必ずしも歓迎されません。

ISO審査が気持ちよく滞りなく進むためには、ISO審査員が到着したら関係者で出迎え、審査開始時間まで歓談でもしましょう。この時点からISO審査員とのコミュニケーションを図り、リラックスし、しゃべりやすい(打ち解けた)雰囲気でISO審査に臨めるように画策するのがISO審査を順調に進めるコツです。

もっとも、リラックスしすぎてけじめや規律まで緩み、審査時間に遅れてゾロゾロと入場するようなことにはならないようにお気を付け下さい。

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