ISOは「改定」か?「配布」か?「害虫」か?:場面別!ISO使いこなし情報

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ISOは「改定」か?「配布」か?「害虫」か?

ISOは「改定?」か「改訂?」か
同じ漢字で「改定」と「改訂」とがあります。ほぼ同じように使われていますが、実は意味が異なっています。

広辞苑によると「改定」は、「いったん決めたり、定めたりした事柄の内容を新しく改めること」。一方「改訂」は、「すでに出版された図書の内容を、部分的に改めなおすこと」とあります。

「どちらでもいいのでは?」という説もありますが、ISOマニュアルはいったん定めた図書?ですから、その内容を部分的に改めることになるので、「改訂」とするほうが好ましいと思います。


ISOは「改善!」か「改全?」か
ISO9001:2000年版で強調された項目として「継続的改善」があります。1994年版でも表面上はISO要求事項にもなっていなかったが、必要事項ではあったと考えるべきでしょう。

この「改善」とは「改めて善くすること」です。ISOのシステムを改善する際に注意してもらいたいのは、「一度にまとめてしないこと」です。一つ改善すべき項目が見つかると、ISOマネジメントシステムであるため、他の関連した手順や様式の変更も必要となります。

確かに手順の変更は必要であり、同じタイミングですぐに実行できれば申し分ないが、かなりの変更を余儀なくされる場合があります。その間改善が必要であるにもかかわらず、改善していない方法で運用してしまうことになります。

これでは、ハイスピードマネジメントといわれる時代にはマッチしません。ほとんどの企業は通常業務と兼任でISOの責任者になっているはずです。通常業務の合間を縫って改善作業を行うわけですから、数種類の改善があれば数日から数十日かかってしまうことも少なくありません。

大事なのは「改善」です。少しずつでも、出来たものから順に運用すればよいのです。「全て改めなければならない」という「改全(当て字です)」と勘違いしないように。


ISOでは「配付!」か「配布?」か
「配付」とは「めいめいに配ること」であり、それに対して「配布」がある。「配布」とは「広く配って行き渡らせること」とあります。

ISO9001の 「4.2.3 文書管理 f)どれが外部で作成された文書であるかを明確にし、その配付が管理されていることを確実にする。」とあります。

言うまでもなくISOでは「配付」が重要であり「配布」では意味がありません。関連しない部署に配布しても仕方が無いのに、「ISOの手順で決まっているから」として配布しているケースがあります。ISO手順に「関連する部署に配付する」と載せるだけでよいのです。

「配付」するからといって直接手渡しする必要はありません。回覧でもメールでも本人が受け取ったという確認ができれば「配付」です。

できるだけ、楽に運用できるように、今現場で行われている手順をベースとして手順書を作ることができれば、「この方法ではダメ」というようなことはほとんどありません。



ISOで外注の「害虫」を排除-その1
製造・サービスの過程には、外注することも多々あります。この外注というものは、自社製品に多大な影響をもたらすのです。自社がいくら不良品が出ない(出ても二度と同じ不良品を出さない)ISOシステムを構築しても、ある部品を外注して、その部品が不良品の原因となっては元も子もありません。

その部品が良品か不良品かの判定は、しっかりと部品の受入時に検査を行い、合格品のみ工程に流すという決まりにはなっていたとしても、受入検査だけでは判断できず、製品になって使ってみてからでないと判断できないようなものも多いようです。製品になってしまえば、不良品が出て品質に対して問われるのは当然ながら最終納品者である自社なのです。

言わば、部品の「外注」が、製品の「害虫」になってしまう。
家庭で害虫駆除のために、様々な手段をとるように、外注先が自社のISO品質システム・製品の害虫にならないように日頃からの管理(自社・外注先ともに)を徹底する必要があります。

企業において「外注(害虫)駆除」するということは、取引を止めることになってしまう。「そう簡単に取引を止められるものか」と考えるが、実は取引を止める手段として活用しているところもあるのです。

ISO取得にあたり、外注先(規格の言葉では「供給者」「購買先」と言う)を「評価・選定」しなければなりません。既存の外注先について、ランク付けし、自社の製品を保証できる先かどうかを判定しなさいということです。もちろん、新規に外注先が発生するたびに「評価・選定」しなければなりません。

この評価の方法のひとつとして、ISOのシステムにからむ様々な事項を外注先にアンケート形式で問い、その結果を評価に反映させようとする企業が実に多いのです。ISOをわかっていない先にわからせるための手法として用いるのは結構ですが、外注先に対する教育も何も行わず、結果だけを見てふるいにかけるのはどうかと思います。

ISO取得を目指して日夜勉強し、努力を重ねている企業でさえやっと理解できるようなISOの事項を、ISOに無知な外注先に理解せよというのは無茶な話です。増えすぎた外注先を整理しようという向きもあろうが、と同時に外注先に対する教育を行うことも立派な「管理」であることを忘れてはなりません。

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