ISO「様式」か「要式」か?:場面別!ISO使いこなし情報

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ISO「様式」か「要式」か?

ISOでは「様式!」は「要式?」
ISOを推進していくためには一定の「様式」つまり「一定の形式」が必要なケースが多くあります。現代的には「フォーマット」の方が一般的でしょう。

実は、この様式の作り方がISO推進の大きなポイントとなります。皆さんは、こんなご経験がありませんか?

1.社員に報告書を提出させたが、書き方がバラバラで読むのに苦労した。
2.結果、読みやすい社員の書き方を基に書き直させた。
3.以後、様式(フォーマット)を定め、形式的に記入できるようにした。

ここまでは、ほとんどの方が経験されているでしょう。しかし、様式を作っているにもかかわらず、内容に統一性が無かったり、趣旨を履き違えていたりすることは無かったですか。

次の手として、

4.記入見本を作ったり、
5.記入手順書を作ったり、した。

こともおありでしょう。これら一連の作業こそISO推進に必要な作業なのです。

「記入見本」や「記入手順書」を作ったりする作業が「要式」です。「要式」とは「一定の方式を必要とすること。方式に従うことを必要とすること。」です。

「様式」と「要式」を合体させたものが望まれるのは言うまでもありません。ごく簡単なことです。「様式の空白部に記入ルールをはめ込む」のです。様式に記入するたびに、手順書をわざわざ開けるという作業は面倒くさいものです。基本的なことは、手順書にでも書いて置けばいいのですが、

1.数人がよく間違う
2.記入漏れが多い

項目をピックアップして、その部分のみ様式の空白部に記入ルールをはめ込めばいいのです。自分が今書いた様式に手順が書いてあれば、仮に書き間違いや記入漏れがあった場合の言い訳が立たなくなるでしょう。先ずは、ミスのあった自分の行為を反省すべきです。ある格言にもありますが、「言い訳より反省」です。



ISOでは「記憶?」より「記録!」
「記録」とは「あとの必要のために書き記すこと。書き記した文書。」と辞書には記載されています。言うまでもなく「記録」はISO上で最重要事項です。「記録」がなければISO審査に通らないといっても過言ではありません。

しかし、人間には「記憶」という能力があります。覚えていれば記録する必要などないのでは?確かにその通りとも言えますが、今、お読みの方は、昨日の夕食のメニューを言えますか?では、1週間前の、1ヶ月前の夕食のメニューは・・・。覚えておこうと思っていないことを覚えているはずもありません。でも、夕食を毎日手帳に控え、カロリー計算している方がおられたとしたら、手帳を広げればすぐに答えられるでしょう。

要は、記録すべき内容がその人(ISOでは会社)にとって必要であるか否かということです。だから、ISOでは記録すべき項目を限定しています。必要だから限定してあるのです。

大リーグでプレーした新庄選手は「イチローは記録に残る打者だが、自分は記憶に残るプレイヤーになりたい。」と言いました。強烈な印象を受けた「記憶」はなかなか忘れません。「記録」は改めて探したり、記録が書かれた書類や文書を見なければ思い出せないことも多いです。

しかしやはり、人間の記憶とは曖昧なものです。だからこそ、ISOでは「記録」が重要なのです。また、情報の共有化と言われて久しいですが、個人の持っている情報やノウハウを共有化するためにBBS(インターネットや社内管理の掲示板)等に掲載し、経験の少ない者にも疑似体験としての多くのものを共有しようとしています。

もしも、個人としての記憶に頼る情報が主であったとしたら、その個人が退職してしまえば、会社には何の情報もノウハウも残りません。情報やノウハウは会社の財産です。だからISOマニュアル化する、手順化するのです。記録を残すことによって「いつ、誰が、何をしたか」が明らかになります。財産なのです。

記録を残すことは面倒くさい。しかし、記録の積み重ねが会社の情報となりノウハウとなり財産となっていくのです。決して記憶だけでとどめてはなりませんね。

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